Implementatie primair systeem

Het huidige primair systeem, First NOA van NCCW, hebben we ruim 8 jaar geleden in gebruik genomen. Met ingang van 1 januari 2019 wordt het echter niet meer onderhouden door de leverancier. Om deze reden is het noodzakelijk het primair systeem van deltaWonen tijdig te vervangen. Een uitgebreid selectietraject werd doorlopen, waarna we in 2017 Dynamics Empire van Cegeka-dsa hebben gekozen als nieuw primair systeem. De implementatie van Dynamics Empire is op 1 september 2017 van start gegaan.

Het primaire systeem ondersteunt deltaWonen bij nagenoeg alle processen, met nadruk op de primaire klant- en bedrijfsprocessen. De belangrijkste doelstelling van de implementatie van Dynamics Empire is het veiligstellen van de continuïteit van onze bedrijfsvoering op het gebied van de geautomatiseerde ondersteuning.

Met Dynamics Empire zien we mogelijkheden tot verbetering van klantwaarde, medewerkerstevredenheid en efficiency van de bedrijfsvoering. Dit doen we door bij de implementatie tegelijkertijd te werken aan het verbeteren van onze klant- en bedrijfsprocessen. Zo realiseren we optimale baten binnen een beperkte doorlooptijd. Hierbij hanteren we de Best Practice (proces uitwerkingen en systeeminrichting) van Cegaka-dsa. Waar de systeeminrichting in Dynamics Empire niet past bij een deltaWonen proces maken we een afweging aan de hand van baten, kosten en tijd, of we de Best Practice aan (laten) passen of dat we ons proces aanpassen. Op 1 juli 2018 gaat de knop om naar Dynamics Empire.

Het implementatieproject
Het implementatieproject voeren we uit onder de titel ‘Het Glazen Huis’. Dit omdat het nieuwe primair systeem het hart van de organisatie wordt en bijna alle medewerkers van deltaWonen op één of andere manier betrokken zijn bij de implementatie. In de kamer van Het Glazen Huis, met daadwerkelijk een glazen wand, kunnen medewerkers altijd binnen lopen met vragen en suggesties voor het nieuwe systeem. Vanuit ons Glazen Huis hebben we in december 2017 verbinding gemaakt met Het Glazen Huis van Serious Request van 3FM. Dit jaar was het goede doel van Serious Request om geld in te zamelen voor het Rode Kruis voor de hereniging van gebroken gezinnen in oorlogsgebied. Dit doel staat heel dicht bij onze primaire doelgroep, waarin bij bijvoorbeeld statushouders schrijnende situaties spelen. Met acties die in ons eigen Glazen Huis werden bedacht door de medewerkers voor medewerkers, hebben we geld ingezameld voor dit belangrijke doel. Veel stakeholders deden ook een bijdrage, van ICT-leveranciers tot onderhoudsmedewerkers. De totale opbrengst die we hiermee konden doneren aan Serious Request was maar liefst € 5.300,-.